Fénix 2, 264-276

El material así preparado se guarda en ficheros verticales, siguiendo una estricta ordenación alfabética de los epígrafes y colocando guías para facili- tar el manejo de la colección. Así habremos creado el llamado "lnformation File", de uso muy sencillo, puesto que al abrir las gavetas, las guías aparecen seiialando los temas sobre los que se puede encontrar información en el ar- chivo y detrás de las cuales estará colocado el material respectivo. Para una más cuidadosa realización de esta fase del trabajo es necesario hacer un registro interno de los epígrafes adoptados, anotando las referencias usadas. Finalmente, este Aicllivo debe ser completado con los datos biográficos de los personajes cuyos retratos proporciona, indicando sus fechas de naci- miento y muerte -si han fallecido-- y, en general, todos aquellos pormeno- res relacionados con el material archivado. c ) Circulación.-El uso del material dentro del recinto de la Bibliote- ca y del Archivo no ofrece mayores dificultades. No sucede lo mismo cuan- do sale de ellos para ser llevado a las diferentes secciones; entonces es indis- pensable usar sobres de material sólido y resistente que lo protejan en algu- na forma. Estos sobres llevan pegados un bolsillo y su correspondiente tarjeta de préstamo (Figs. 1 y 2 ) y una cédula de fechas ( 4 ) . Al hacerse el présta- mo se retira la tarjeta del bolsillo y se llena con los siguientes datos: epígra- fe y número de las unidades prestadas, nombre del presiatario y secc!ón don- de trabaja, fecha de vencimiento del préstamo; luego se coloca ordenada por la fecha en un gavetero especial. Eii la cédula se anota la fecha de ven- cimiento del préstamo para recordarla así al prestatario. Cuando el material prestado vuelve al Archivo, se colocan las fotooraiias en sus respectivas monturas y la tarjeta de préstamo en su sobre, mediante lo cual se indica que la devolución se llevó a cabo. ORGAPJZZACIOM DEL ARCH I VO DE CLZSES a ) Adqtlisición e In,grcsos,-Este archivo se forma con los clisés ya pu- blicados, pero previa selección, conservando únicamente aquéllos que son scs- ceptibles de ser utilizados ea ocasiones sncesivas posteriores. b ) Preparación del Maferial.-.Eos clisfs se guardan en sobres es;?ocia- les de papel resistente forrados en tela. Para la asignación de epígrafes se usa la misma lista que para el Archivo de Fotografías y Recortes, inscri'uién- (2) Ireland, Norma Olin - The Pamphlet file in school, college and public libraries. Boston, F. W. Faxon Co, 1937. (3) Newark Puhlic Library. - Subjrct Sendings for information file. New York. The H. W. Wilson Co., 1943. ( 4 ) Velzzmoro, Abigail G. de. - Siigrrencias para organizar la Sección de Publica- ciones periódicas y folletos en una pequeña biblioteca. - "Fénix" N@ 2. Fénix: Revista de la Biblioteca Nacional del Perú. N.2, enero-junio 1945